01 / Panoramica
Le informazioni al posto giusto. Le persone connesse.
Allegati duplicati, cartelle distribuite e accessi difficili da ricostruire rendono il lavoro quotidiano più frammentato. Con A Collaboration Suite colleghiamo documenti e comunicazioni, distinguendo con chiarezza dove risiedono i file, chi può utilizzarli e come vengono condivisi.
- Gestione documentale e workflow
- Digital workplace e collaborazione
- Posta e condivisione sicura
- Accessi, versioni e tracciabilità
02 / Capacità
Documenti e comunicazioni. Un contesto condiviso.
FileCloud per i contenuti aziendali, A-Suite Mail basata su Zimbra per posta e collaborazione. Due ambiti complementari, configurati intorno all’organizzazione.
Un punto di accesso ai file
FileCloud rende disponibili i contenuti da web, desktop e dispositivi mobili. La sincronizzazione selettiva consente di scegliere le cartelle da mantenere sul dispositivo, senza replicare ogni archivio.
Versioni e recupero
Cronologia delle versioni, cestino e funzioni di ripristino aiutano a gestire le modifiche ai documenti. Regole e tempi di conservazione vanno definiti in base alle necessità operative.
Condivisione e permessi
Organizzare l’accesso di colleghi, partner e clienti attraverso ruoli e autorizzazioni. Autenticazione a più fattori e integrazioni con le directory aziendali possono entrare nel disegno degli accessi.
Ricerca e tracciabilità
Ricerca full-text, OCR e registri delle operazioni supportano il reperimento dei contenuti e la ricostruzione delle attività. Le policy di prevenzione della perdita dei dati completano il perimetro di governance.
Posta e collaborazione
A-Suite Mail riunisce posta, calendari, contatti, rubriche e cartelle email condivise in un ambiente basato su Zimbra. La configurazione segue i dispositivi e gli strumenti effettivamente utilizzati dal team.
Collegamenti con il lavoro esistente
Le integrazioni con file server, Microsoft 365 e strumenti Office, insieme alle API, permettono di progettare collegamenti con ERP e CRM. Compatibilità, licenze e modalità di utilizzo vanno verificate sul progetto.
03 / Connessioni
Dal file alla collaborazione.
Il documento non è un oggetto isolato. Ha un’origine, una versione, destinatari e regole di accesso che devono restare leggibili lungo tutto il percorso.
01
Organizzare
Archivi, cartelle e contenuti aziendali.
02
Accedere
Identità, ruoli e dispositivi abilitati.
03
Collaborare
Condivisione, modifiche e comunicazioni.
04
Tracciare
Versioni, attività e regole di conservazione.
Tecnologie e perimetro
A Collaboration Suite combina FileCloud e A-Suite Mail / Zimbra. FileCloud può essere installato on-premise, in cloud privato o in un ambiente ibrido. La scelta dell’ambiente, le policy e i servizi di protezione vengono definiti insieme alle regole di utilizzo dei contenuti e alle responsabilità dell’organizzazione.
04 / Il progetto
Prima il contesto. Poi la configurazione.
01
Riordinare il patrimonio
Individuare archivi, gruppi di lavoro, modalità di condivisione e criticità della posta attuale.
02
Definire le regole
Progettare struttura, permessi, integrazioni e passaggio dei contenuti nel nuovo ambiente.
03
Rendere il lavoro continuo
Affiancare l’adozione e verificare che accessi e flussi corrispondano alle esigenze delle persone.
05 / Da chiarire
Le domande, prima di partire.
I file devono essere spostati tutti nel cloud?
Non necessariamente. FileCloud supporta diverse modalità di installazione e integrazioni con i file server. L’architettura viene valutata in base agli archivi, alla connettività e alle regole aziendali.
Si possono coinvolgere utenti esterni?
La condivisione con partner e clienti fa parte del perimetro FileCloud. Ruoli, permessi e politiche di accesso devono essere configurati in base a chi collabora e ai contenuti coinvolti.
La piattaforma rende automaticamente conformi alle normative?
No. Funzioni di audit, controllo degli accessi e conservazione supportano la governance, ma configurazione, procedure e responsabilità devono essere valutate nel contesto dell’organizzazione.
